Você já traçou os planos da sua empresa para os próximos meses? E para os próximos anos? Quais os custos e despesas para manter sua empresa funcionando?

Não ter uma resposta para essas perguntas pode ser fatal para o futuro de seus negócios.

Neste artigo, você saberá o que significa cada um desses termos, bem como seus exemplos. E ao final, deixaremos algumas dicas para que você saiba como controlar melhor suas despesas.

Fique conosco!

Qual a diferença entre custos, despesas e perdas?

Custos, despesas e perdas são três conceitos muito confundidos por aí. Vamos classificar cada um deles para que você entenda melhor:

Custo é o valor pago na produção de bens ou serviços.

Ou seja, em outras palavras, é todo e qualquer gasto com os processos produtivos e com a prestação do serviço.

Os custos podem ser diretos, como matéria-prima e mão-de-obra por exemplo, ou indiretos, como manutenção e depreciação de maquinário.

As despesas são os gastos necessários para a obtenção de receita. Ou seja, são todos os gastos relacionados à administração da empresa, para que ela continue funcionando. São exemplos de despesas: aluguel do estabelecimento, contas de internet, marketing, etc.

Já as perdas, são gastos imprevistos que não trazem retorno à empresa. São exemplos de perdas: acidentes de trabalho, problemas nas máquinas, produtos vencidos no estoque, etc.

Até aqui ficou claro o que significa cada um desses termos?

O que são despesas?

Como explicado no tópico anterior, despesa é tudo aquilo que é necessário para manter a empresa em funcionamento, mas que não tem ligação direta com a atividade principal da empresa.

Sempre que ficar em dúvida sobre essa classificação, analise se sem esse item seria possível manter a produção do produto principal. Se a resposta for sim, esse item é uma despesa. Se a resposta for não, trata-se de um custo.

Quais são os tipos de despesas?

As despesas podem ser divididas em dois tipos: fixas e variáveis. Tanto as despesas fixas quanto as variáveis podem ser do tipo: operacional, pré-operacional e não operacional.

Mas fique tranquilo que aqui nesse post vamos falar um pouco sobre cada uma delas para que você saiba identificá-las.

Saber classificar as despesas é fundamental para o controle financeiro da empresa, não importando se é de pequeno, médio ou grande porte.

É importante até mesmo saber identificar as despesas desnecessárias, para eliminá-las de seu orçamento. Veja a seguir os tipos de despesas.

O que são despesas fixas?

Despesas fixas são os gastos previsíveis, sem muita variação.

Veja alguns exemplos do que é considerado despesa fixa:

• Seguros,
• Impostos,
• Softwares,
• Taxas bancárias,
• Folhas de pagamento,
• Aluguel de sala comercial ou imóvel,
• Contas de água, luz, telefone e internet,
• Compra de materiais.

Neste momento, você pode estar se perguntando por que contas de água, luz, telefone entram como despesas fixas, se o valor mensal nunca é o mesmo.

Entenda que apesar do nome ser “Despesa fixa” o valor dessa conta, não necessariamente será o mesmo todos os meses. Assim, o valor da conta de água, por exemplo, pode variar, mas a cobrança da conta ocorre mesmo assim, todos os meses.

O que são despesas variáveis?

Ao contrário das despesas fixas, as variáveis são os gastos que variam com a frequência e a intensidade do consumo. São exemplos de despesas variáveis:

• Combustível para veículos,
• Gastos com alimentação,
• Gastos com fretes e pedágios,
• Impostos variáveis,
• Bônus,
• Comissões.

Vale ressaltar aqui que para ter melhor controle sobre as despesas variáveis é necessário ter uma boa gestão de processos internos. Isso porque apesar de variáveis, essas despesas podem ser mais fáceis de monitorar já que podem ser muitas vezes negociadas e até mesmo reduzidas ou evitadas com o tempo.

Despesas Operacionais

As despesas operacionais são os gastos essenciais para que a empresa consiga funcionar. Veja os exemplos de despesas operacionais a seguir:

• Salário de funcionários,
• Encargos,
• Aluguel,
• Impostos,
• Contas de água e luz.

Observe que essas despesas não estão diretamente relacionadas ao produto fabricado, mas elas são essenciais para que a empresa funcione.

Despesas Pré-Operacionais

Despesas pré-operacionais são todas aquelas necessárias na fase de implementação do negócio.

Confira alguns exemplos:

• Elaboração do projeto da empresa,
• Instalações,
• Honorários dos profissionais,
• Capacitação de funcionários,
• Compra de máquinas,
•  Valores pagos na abertura da empresa.

Ou seja, as despesas pré-operacionais devem ser pagas antes da produção da empresa ser iniciada.

Lembre-se de que não tem como fugir desse tipo de despesa, já que sem ela não é possível que a empresa funcione.

Despesas Não Operacionais

As despesas não operacionais são aquelas que não se relacionam com o funcionamento da empresa ou a sua atividade principal.

Em outras palavras, as despesas não operacionais não se relacionam ao serviço ou produto que a empresa oferece.

Veja quais são:

• Indenização de seguros,
• Juros sobre empréstimo,
• Receita com dividendos,
• Implantação de um empreendimento,
• Subvenções para investimentos.

A subvenção é um auxílio pecuniário geralmente concedido pelo poder público.

Assim, todos os demais gastos que não estejam relacionados com seu produto ou serviço principal é uma despesa não operacional.

Como eu posso controlar melhor minhas despesas?

É importante entender as despesas, pois elas podem determinar o lucro e o futuro de uma empresa.

Os gastos são apresentados no DRE, a Demonstração de Resultados do Exercício. Esse é o documento que evidencia os valores das despesas, dos custos e das receitas.

E é por meio do DRE que se observa o desempenho das empresas.

Portanto, primeiro a empresa precisa elaborar um plano de orçamento e fazer as projeções de todas as despesas. Só dessa forma o gestor da empresa vai conseguir visualizar os resultados e traçar estratégias com as condições que já possui.

Falando em gestor, vale a pena ressaltar que é importante que a empresa também contrate um bom gestor financeiro. Este profissional será responsável por cuidar da saúde financeira do negócio.

5 Dicas para manter um bom controle de suas despesas

Preparamos algumas dicas para que você faça um ótimo controle de despesas. Acompanhe:

1. Controle o caixa de sua empresa em tempo real: Mantenha todos os registros de vendas feitas diariamente, bem como suas formas de pagamento. Lembre-se de que esse dinheiro que entra não necessariamente significa lucro. Você precisa contabilizá-lo para análise das despesas.

2. Mantenha o controle de seu estoque com registro de todos os produtos: Um estoque cujos produtos estão todos devidamente registrados, verificados e acompanhados, pode minimizar as perdas.

3. Tenha um bom acompanhamento de clientes: Saiba que ao acompanhar os clientes e traçar um perfil do seu público é possível oferecer produtos e serviços direcionados e específicos. Isso pode aumentar as vendas. Consequentemente, também trará impacto em suas despesas.

4. Cuide da emissão de notas fiscais: Todas as notas fiscais deverão ser emitidas sistematicamente logo quando ocorrer a venda. Isso comprova a legalidade da venda, ajuda a manter a reputação de sua empresa e também te permite ter maior controle das entradas e saídas.

5. Sempre atualize os relatórios de vendas: Os relatórios de vendas podem te ajudar a saber o quanto você vendeu, bem como te ajudar a traçar estimativas e previsões de novas vendas.

Espero ter te ajudado a compreender melhor sobre as despesas.

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Até a próxima!